Votre collègue joint à un message électronique un document que vous trouvez intéressant et que vous souhaitez utiliser comme point de départ d’un autre document. Vous l’enregistrez sous un autre nom et l’adaptez à vos besoins. Il ne vous vient pas à l’esprit que votre collègue ait pu laisser des commentaires dans le document d’origine, car vous ne les voyez pas dans l’exemplaire qu’il vous a envoyé. Vous êtes prêt à transmettre le document à vos clients mais souhaitez leur transmettre le vôtre, et non une accumulation du document d’origine, des commentaires de votre collègue et de vos mises à jour.

Ou bien, vous avez utilisé la fonctionnalité Suivi des modifications de Word pour conserver une trace des révisions que vous avez apportées à votre CV. Maintenant, vous souhaitez envoyer le CV à un employeur potentiel, qui ne doit voir que le résultat de vos modifications et non toute la démarche que vous avez suivie pour y arriver.

Dans un cas comme dans l’autre, vous êtes très surpris lorsque le destinataire trouve votre document difficile à lire avec toutes ses ratures, ses soulignements et ses bulles en marge des pages. Regardez cet exemple de CV où, dans la partie consacrée aux objectifs, trois objectifs différents apparaissent barrés »?et l’objectif à utiliser pour cette version de votre CV est souligné. Vous risquez fort de ne pas décrocher le poste !

Ce texte ne se trouvait pas dans le document lorsque vous l’avez envoyé. Comment Word l’a-t-il trouvé et affiché ? Que pouvez-vous faire pour que Word se comporte normalement ?

Fonctionnalité Suivi des modifications

Sans vous en apercevoir, vous travaillez dans Word avec la fonctionnalité Suivi des modifications ou Commentaires. Lorsqu’il suit les modifications, Word barre les suppressions et souligne les insertions. Les suppressions et les insertions « ? ainsi que les commentaires (ou  » annotations « ) « ? peuvent également être signalés dans des bulles en marge de page.

Il existe différentes façons de masquer les révisions ou les commentaires « ? mais toutes les révisions faites alors que la fonctionnalité Suivi des modifications était activée, ainsi que tous les commentaires insérés, restent partie intégrante du document tant qu’ils n’ont pas été acceptés ou refusés (supprimés, dans le cas de commentaires).

Remarque Désactiver le suivi des modifications ne retire pas du document les marques de révision ou les commentaires mais permet de modifier le document sans stocker les insertions et suppressions et sans les afficher sous forme barrée ou soulignée ou dans des bulles.

Comment me débarrasser de mes révisions ?

Pour vous débarrasser des marques de révision, acceptez ou refusez-les. Dans le cas de commentaires, supprimez-les. Voici comment :

1.Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d’outils, puis cliquez sur Révision.

2.Sur la barre d’outils Révision, cliquez sur Afficher, puis assurez-vous que tous les éléments suivants sont cochés :

Commentaires

Annotations manuscrites (Word 2003 seulement)

Insertions et suppressions

Mise en forme

Relecteurs (pointez sur Relecteurs, puis assurez-vous que Tous les relecteurs est sélectionné).

Si un élément n’est pas coché, cliquez dessus pour le sélectionner.

3.Sur la barre d’outils Révision, cliquez sur Suivant pour passer d’une révision ou d’un commentaire à l’autre.

4.Sur la barre d’outils Révision, cliquez sur Accepter la modification ou Refuser les modifications/Supprimer les commentaires pour chacune des révisions ou chacun des commentaires.

5.Répétez les étapes 3 et 4 jusqu’à ce que toutes les révisions du document aient été acceptées ou refusées et que tous les commentaires aient été supprimés.

Remarque Si vous souhaitez accepter toutes les modifications en une seule fois, cliquez sur la flèche en regard de Accepter la modification, puis cliquez sur Accepter toutes les modifications dans le document. Si vous souhaitez refuser toutes les modifications en une seule fois, cliquez sur la flèche en regard de Refuser les modifications/Supprimer les commentaires, puis cliquez sur Refuser toutes les modifications dans le document. Pour retirer tous les commentaires, supprimez-les. Cliquez sur la flèche en regard de Refuser les modifications/Supprimer les commentaires, puis cliquez sur Supprimer tous les commentaires du document.

Comment ces révisions et ces commentaires sont-ils arrivés là ?

Vous avez peut-être pensé avoir retiré les commentaires ou les révisions, ou le document vous a été envoyé par quelqu’un et vous n’avez pas pensé qu’il pouvait contenir des commentaires ou des révisions. Comment Word stocke-t-il ces éléments sans que vous en soyez conscient ?

Vous, ou la personne qui vous a envoyé le document, avez masqué les révisions ou commentaires. Cependant, les masquer ne les retire pas ; ils restent dans le document. Selon votre version de Word et les paramètres que vous utilisez, les révisions ou les commentaires réapparaissent ou non à l’ouverture du document.

Pour que les révisions et les commentaires disparaissent, acceptez ou refusez les révisions et supprimez les commentaires avant de partager le document avec d’autres personnes. Cela reste valable quelle que soit la version de Word que vous utilisez, car quiconque ouvre le document peut facilement afficher des révisions ou des commentaires qui existent.

Remarque Si vous utilisez Word 2003, vous risquez moins de distribuer par inadvertance des documents contenant des marques de révision et des commentaires. Word 2003 affiche par défaut les révisions et les commentaires.

Où les révisions et les commentaires peuvent-ils se cacher ?

Il existe plusieurs façons de masquer des marques de révision et des commentaires, ce qui peut vous amener à penser que le document n’en comporte pas.

Remarque Pour afficher la barre d’outils Révision, pointez sur Barres d’outils dans le menu Affichage, puis cliquez sur Révision.

Zone Afficher pour la révision Dans la barre d’outils Révision, la zone Afficher pour la révision propose quatre options d’affichage du document. Si vous sélectionnez Final ou Original, les marques de révision et les commentaires sont masqués. Pour afficher les marques de révision, sélectionnez Final avec marques ou Original avec marques.

Menu Affichage Vous pouvez masquer des commentaires et des révisions en les désactivant dans le menu Afficher de la barre d’outils Révision. Les éléments cochés dans le menu Afficher apparaissent ; ceux qui ne sont pas cochés sont masqués. Pour afficher un élément, tel que Insertions et suppressions, sélectionnez-le dans le menu Afficher.

Option de masquage des marques de révision Dans Word 2003, l’option Afficher les marques de révision masquées lors de l’ouverture ou de l’enregistrement est peut-être désactivée. Pour l’activer, cliquez sur Options (menu Outils) puis, sous l’onglet Sécurité, activez la case à cocher Afficher les marques de révision masquées lors de l’ouverture ou de l’enregistrement.

Pourquoi Word 2003 affiche t-il par défaut les révisions et commentaires ?

Pour que vous ne risquiez pas de distribuer par inadvertance des documents contenant des marques de révision et des commentaires sans que vous soyez conscients de leur présence dans le document, Word 2003 affiche par défaut les marques de révision et commentaires présents. Word 2003 met en oeuvre une nouvelle option, Afficher les marques de révision masquées lors de l’ouverture ou de l’enregistrement, activée par défaut.

Puis-je avoir le choix entre les deux ?

Si vous souhaitez conserver les marques de révision ou les commentaires dans un document et partager ce dernier sans que les autres les voient, la meilleure solution est de conserver deux exemplaires séparés du même document : l’un à distribuer et l’autre pour vous-même. Dans la version publique du document, acceptez ou refusez toutes les marques de révision et supprimez tous les commentaires, comme le décrit cet article. Dans la version privée du document, vous pouvez laisser en place les révisions et commentaires.